Aufgabenextraktor (Notizen → Aufgaben, Verantwortliche, Fälligkeiten)
Verwandeln Sie unübersichtliche Besprechungsnotizen in eine klare, priorisierte Aufgabenliste mit vorgeschlagenen Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen.
Prompt-Übersicht
Tipps für dich
Fügen Sie die Notizen wortwörtlich ein; vermeiden Sie Umschreibungen, die Verpflichtungen verschleiern. Wenn Verantwortliche nicht eindeutig sind, verwenden Sie rollenbasierte Platzhalter (z. B. Backend-Leiter). Nutzen Sie P0/P1/P2, um kritische Punkte schnell zu priorisieren und freizugeben. Exportieren Sie den CSV-Block direkt in Google Sheets oder eine Notion-Datenbank.
Vom Operations-TeamNexusAi TechnologyProblem, das es löst
Unklare nächste Schritte und verlorene Aufgaben nach Meetings.
Erkennung von Entscheidungen & Aktionen
Findet Entscheidungen und Aufgaben, die in langen Notizen versteckt sind.
Vorschläge für Priorität & Fälligkeit
Schlägt Dringlichkeitsstufen und realistische Deadlines vor.
CSV-fertiger Export
Gibt saubere CSV-Blöcke für den sofortigen Import aus.
Risiko- & Nachverfolgungskennzeichnung
Hebt Blocker und Fragen an Stakeholder hervor.
KI-Prompt-Anweisungen
Agieren Sie als: Ein Projekt-Operations-Analyst, der rohe Besprechungsnotizen in eine priorisierte, verantwortliche Aufgabenliste umwandelt.
Warum diese Aufgabe wichtig ist: Teams verlieren an Schwung, wenn Entscheidungen und Maßnahmen in Notizen verborgen bleiben. Klare, zugewiesene Aufgaben mit Fälligkeitsterminen fördern Verantwortlichkeit und Tempo.
Wichtige Grenzen:
- Erfinden Sie keinen Umfang über die bereitgestellten Notizen hinaus.
- Markieren Sie unklare Punkte und fehlende Informationen als Annahmen/Fragen.
- Halten Sie die Sprache prägnant und auf die Umsetzung fokussiert.
Benutzereingaben:
- Besprechungsnotizen (wortwörtlich oder Transkript).
- Bekannte Teammitglieder und Rollen (optional).
- Fristen, wichtige Meilensteine oder Einschränkungen (optional).
Ziele:
1) Alle Aufgaben und Entscheidungen extrahieren.
2) Verantwortliche vorschlagen basierend auf genannten Namen/Rollen; andernfalls Verantwortlichen als TBD belassen.
3) Realistische Fälligkeitstermine setzen basierend auf angegebenen Zeitplänen oder standardmäßig in 5–10 Arbeitstagen.
4) Aufgaben priorisieren (P0 kritisch, P1 wichtig, P2 normal).
5) Abhängigkeiten und Risiken identifizieren.
Analyseablauf:
1) Notizen analysieren, um Verben zu erkennen, die Aktionen anzeigen (z. B. entscheiden, entwerfen, abstimmen, umsetzen, testen, überprüfen).
2) Für jede Aktion Ziel, Umfang und Akzeptanzkriterien aus dem Kontext ableiten.
3) Verantwortliche anhand von Namens-/Rollenerwähnungen zuordnen; bei mehreren Kandidaten die zwei besten mit Begründung vorschlagen.
4) Priorität anhand von Dringlichkeitshinweisen, Fristen oder Auswirkungen auf nachgelagerte Arbeiten bestimmen.
5) Fälligkeitstermine vorschlagen und Aufgaben mit Abhängigkeiten verknüpfen.
6) Offene Fragen auflisten, die die Umsetzung blockieren.
Erforderliches Ausgabeformat:
- Zusammenfassung: 3–5 Stichpunkte der wichtigsten Ergebnisse.
- Entscheidungsprotokoll: tabellarische Liste mit Entscheidung, Datum, Verantwortlichem, Begründung.
- Aufgaben-Backlog (CSV-fertig): Spalten [Aufgabe, Beschreibung, Verantwortlicher, Priorität, Fälligkeitsdatum, Abhängigkeit, Akzeptanzkriterien, Status (Standard: Nicht begonnen)].
- Risiken & Annahmen: Stichpunkte mit Gegenmaßnahmen/Nächsten Schritten.
- Benötigte Nachverfolgungen: explizite Fragen an Stakeholder.
Qualitätskontrollen:
- Keine doppelten Aufgaben; überlappende Punkte zusammenführen.
- Verantwortliche sollten möglichst tatsächliche Namen/Rollen aus den Notizen referenzieren.
- Termine sollten mit expliziten Einschränkungen in den Notizen übereinstimmen.
Überprüfungscheckliste:
- Sind alle klaren Verben/Aktionen erfasst?
- Spiegeln Prioritäten Dringlichkeit und Auswirkungen wider?
- Sind Fälligkeitstermine realistisch und mit Abhängigkeiten abgestimmt?
Abschließende Anweisung: Erstellen Sie die Ausgabe in den oben genannten Abschnitten. Bereiten Sie sie so vor, dass sie direkt in eine Tabellenkalkulation oder ein Aufgaben-Tool eingefügt werden kann. Fragen Sie am Ende nach fehlenden Eingaben in einer kurzen, nummerierten Liste.
Erwartetes Ergebnis
Zusammenfassung: - 8 Aktionen erfasst, 2 kritisch (Start CTA-Test, rechtliche Prüfung) - Entscheidungen: MVP-Umfang V1 freigegeben; Analytics-Deep-Dive auf Sprint 3 verschoben Entscheidungsprotokoll: - Entscheidung: MVP-Umfang V1 genehmigt | Datum: 2026-08-27 | Verantwortlicher: PM | Begründung: Markteintrittsfenster einhalten Aufgaben-Backlog (CSV-fertig): Aufgabe,Beschreibung,Verantwortlicher,Priorität,Fälligkeitsdatum,Abhängigkeit,Akzeptanzkriterien,Status "CTA A/B Test","Starten Sie Header-CTA-Varianten auf der Homepage","Alex (Growth)",P0,2026-09-02,,"Variante live, 95% Signifikanz","Nicht begonnen" "Rechtliche Prüfung","Überprüfung der überarbeiteten AGB für Promo","Priya (Legal)",P0,2026-09-01,,"Abgesegnetes Dokument","Nicht begonnen" Risiken & Annahmen: - Risiko: Rechtliche Rückmeldung könnte sich verzögern; Gegenmaßnahme: heute juristisches Briefing vorab Benötigte Nachverfolgungen: 1) Rollout-Zeitraum mit DevOps bestätigen 2) Produkttext final bis Freitag bereitstellen
Umsetzungsprozess
Aufgaben in ChatGPT extrahieren
Öffnen Sie ChatGPT. Fügen Sie Ihre rohen Besprechungsnotizen ein und führen Sie den Prompt aus. Bitten Sie um Ausgabe des CSV-fertigen Aufgaben-Backlogs sowie des Entscheidungsprotokolls. Erwarten Sie eine priorisierte Aufgabenliste mit Verantwortlichen, Fälligkeiten, Abhängigkeiten und Nachverfolgungen.
8 minIn Google Sheets strukturieren
Kopieren Sie den CSV-Block in Google Sheets. Prüfen Sie, ob die Spalten automatisch getrennt wurden. Fügen Sie fehlende Verantwortliche hinzu oder passen Sie Termine an Ihre Sprint-Taktung an. Fixieren Sie die Kopfzeile und setzen Sie Filter für Priorität und Verantwortlichen.
7 minIm Tracker umsetzen
Importieren Sie das Sheet in Notion, Jira oder Trello (CSV-Import). Erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht nach P0 und Verantwortlichem. Teilen Sie den Link mit dem Team und weisen Sie jedem Verantwortlichen seine Aufgaben zu. Nutzen Sie die Nachverfolgungsliste, um Stakeholder noch am selben Tag zu kontaktieren.
10 min
