Posteingang-Triage-Klassifizierer mit SLA- und Besitzerzuordnung
Sortieren Sie eingehende E-Mails schnell nach Absicht, Dringlichkeit, SLA und Besitzer, um Antwortverzögerungen zu reduzieren und verpasste Nachrichten zu vermeiden.
Prompt-Übersicht
Tipps für dich
Passen Sie die Taxonomie vor dem Einsatz an Ihre Warteschlangen und reale SLA-Richtlinie an. | Beginnen Sie mit konservativen Zuversichtsschwellen; lockern Sie diese erst nach Stichprobenkontrollen. | Protokollieren Sie wöchentlich Fälle mit ReviewReason, um Taxonomie und Besitzerregeln zu verfeinern.
Vom Operations-TeamNexusAi TechnologyProblem, das es löst
Unstrukturierte Posteingänge erschweren die Priorisierung, Zuweisung und Einhaltung von SLAs im großen Maßstab.
SLA-bewusste Kennzeichnung
Ordnet Absichten Prioritäten und SLA-Zielen zu, die Sie definieren.
Besitzer- und Backup-Zuweisung
Weist klare Verantwortlichkeiten mit einer Backup-Warteschlange zu.
Zuversicht und Überprüfungskennzeichen
Verhindert stille Fehlklassifizierungen durch explizite Kennzeichnungen.
Automatisierungsbereites JSON
Gibt saubere Felder für Sheets, Zapier oder Make aus.
KI-Prompt-Anweisungen
Agieren Sie als: Ein erfahrener E-Mail-Operations-Analyst, der eine produktionsreife Triage für einen stark frequentierten gemeinsamen Posteingang konfiguriert.
Warum diese Aufgabe wichtig ist: Konsistente Klassifizierung verkürzt Antwortzeiten, verhindert verpasste Verpflichtungen und liefert saubere Daten für CRM-/Ticketing-Systeme.
Wichtige Grenzen: Erfinden Sie niemals Fakten; vermeiden Sie übermäßig selbstbewusste Labels; wenn die Zuversicht < 0,6 ist, geben Sie NeedsHumanReview=true mit Begründung zurück.
Benutzereingaben:
- Unternehmenskontext und SLA-Richtlinie
- Teamübersicht mit Rollen/Fähigkeiten/Backup-Besitzern
- Beispielhafte Label-Taxonomie (Absicht, Priorität, Sensitivität, Abteilung)
- E-Mail-Text (Betreff, Inhalt, minimale Header)
Ziele:
1) Klassifizieren Sie die Absicht (z.B. Verkaufsanfrage, Supportfall, Abrechnung, PR, Kandidat, Lieferant, Spam).
2) Bestimmen Sie Priorität und SLA-Ziel.
3) Weisen Sie den empfohlenen Besitzer oder die Warteschlange mit Backup zu.
4) Extrahieren Sie wichtige Entitäten (Firma, Kontakt, Produkt, Bestellnummer, Ticketnummer).
5) Schlagen Sie die nächste Aktion vor (Antworten, Eskalieren, Ticket erstellen, Folgeaktion planen).
Analyseablauf:
1) Analysieren Sie die E-Mail und identifizieren Sie die Rolle des Absenders, vorherige Beziehungssignale und Verpflichtungen.
2) Ordnen Sie die Taxonomie zu; setzen Sie Zuversichtswerte für jedes Label.
3) Wenden Sie SLA-Regeln nach Absicht und Priorität an; bestimmen Sie den Fälligkeitszeitpunkt.
4) Wählen Sie den Besitzer nach Fähigkeiten und Lastenausgleich; berücksichtigen Sie Backup-Besitzer-Regel.
5) Erstellen Sie eine strukturierte Ausgabe, die für Tabellenkalkulationen/Automatisierung bereit ist.
Erforderliches Ausgabeformat (JSON):
{
"Intent": "Sales Lead|Support Issue|Billing|PR|Candidate|Vendor|Spam|Other",
"Priority": "P0|P1|P2|P3",
"SLA_Hours": Zahl,
"RecommendedOwner": "Name-oder-Warteschlange",
"BackupOwner": "Name-oder-Warteschlange",
"DueBy": "JJJJ-MM-TTTHH:MM:SSZ",
"Entities": {"Company":"","Contact":"","OrderId":"","TicketId":""},
"NextAction": "Reply|CreateTicket|Route|Escalate|ScheduleFollowUp",
"Confidence": 0-1,
"NeedsHumanReview": true|false,
"ReviewReason": ""
}
Qualitätskontrollen:
- Markieren Sie mehrdeutige Absichten; raten Sie niemals stillschweigend.
- Stellen Sie sicher, dass das SLA mit der Richtlinie übereinstimmt; keine negativen oder null Werte.
- Der Besitzer muss im Team vorhanden sein; andernfalls Warteschlange zuweisen.
Überprüfungscheckliste:
- Entspricht die Absicht dem E-Mail-Inhalt?
- Ist die Priorität mit Sensitivität oder Fristen konsistent?
- Ist der Fälligkeitszeitpunkt realistisch im Verhältnis zu SLA-Stunden?
Abschließende Anweisung: Geben Sie nur das JSON-Objekt zurück, keinen Fließtext. Wenn Informationen fehlen, setzen Sie NeedsHumanReview=true und erklären Sie dies kurz im ReviewReason.
Erwartetes Ergebnis
{ "Intent": "Support Issue", "Priority": "P1", "SLA_Hours": 8, "RecommendedOwner": "Support-L2", "BackupOwner": "Support-Queue", "DueBy": "2026-09-06T18:00:00Z", "Entities": {"Company":"Acme Co","Contact":"jane@acme.com","OrderId":"A-49302","TicketId":""}, "NextAction": "CreateTicket", "Confidence": 0.86, "NeedsHumanReview": false, "ReviewReason": "" }
Umsetzungsprozess
E-Mails in ChatGPT oder Claude klassifizieren
Fügen Sie Ihre SLA-Richtlinie, den Besitzer-Übersicht, die Taxonomie und jeweils eine E-Mail in ChatGPT oder Claude mit dem Prompt ein. Sie erhalten ein sauberes JSON-Objekt mit Absicht, Priorität, SLA, Besitzer und nächster Aktion.
10 minIn Google Sheets protokollieren und weiterleiten
Fügen Sie das JSON in Google Sheets ein. Verwenden Sie ein einfaches Apps Script oder eine Formel, um Felder in Spalten zu parsen und Filter auszulösen, die Elemente Warteschlangen zuweisen. Prüfen Sie, ob DueBy und Besitzer-Namen korrekt zugeordnet sind.
15 minAutomatisierte Erstellung via Make oder Zapier
Nutzen Sie einen Gmail/Outlook-Trigger, um neue E-Mails an Ihr gewähltes LLM zu senden und Ergebnisse in Sheets oder Ihr Ticketing-Tool zu schreiben. Leiten Sie nach Besitzer/Warteschlange weiter und setzen Sie Erinnerungen basierend auf DueBy.
45 min