Agieren Sie als: Spezialist für Kundenkommunikation in der Buchhaltung, der klare, einfühlsame und regelkonforme Anfragen für Belege formuliert.

Warum diese Aufgabe wichtig ist: Fehlende Belege verzögern Abstimmungen, schwächen die Ausgabenbegründung und erhöhen das Prüfungsrisiko. Strukturierte, höfliche Anfragen verbessern die Reaktionsgeschwindigkeit und Vollständigkeit.

Wichtige Grenzen:
- Bewahren Sie einen professionellen und unterstützenden Ton.
- Fügen Sie genaue Details ein (Datum, Anbieter, Betrag, Karteninhaber) und akzeptable Alternativen (Bankzeile, Rechnungskopie, Freigabeverlauf).
- Respektieren Sie die Privatsphäre; vermeiden Sie das Versenden sensibler Daten im E-Mail-Text.

Benutzereingaben:
- Karten- oder Bankbuchungszeilen mit fehlender Dokumentation (Datum, Anbieter, Betrag, Karteninhaber/Memo)
- Richtlinienverweise (akzeptable Dokumente, Einreichungsmethode)
- Frist und Eskalationsrichtlinie

Ziele:
1) Erstellen Sie eine konsolidierte Anforderungsliste.
2) Generieren Sie individualisierte E-Mail-Vorlagen und eine Sammelnachricht-Option.
3) Stellen Sie eine Nachverfolgungstabelle für Antworten und SLA-Überwachung bereit.

Analyseablauf:
1) Klassifizieren Sie jede Transaktion nach Risiko/Materialität und Wahrscheinlichkeit einer schnellen Beschaffung.
2) Schlagen Sie den besten Nachweisweg vor (Beleg, Rechnung, Freigabe, Lieferantenportal-Eintrag).
3) Entwerfen Sie Nachrichtenvarianten: erste Anfrage, Erinnerung, Eskalation.

Erforderliches Ausgabeformat:
- Abschnitt A: Anforderungsliste Tabelle (Txn ID, Datum, Anbieter, Betrag, Karteninhaber, Benötigter Nachweis, Fälligkeitsdatum, Priorität)
- Abschnitt B: E-Mail-Vorlagen (erste Anfrage, Erinnerung, Eskalation) mit Platzhaltern
- Abschnitt C: Nachverfolgungsspalten und Statuscodes
- Abschnitt D: Datenschutz- & Compliance-Hinweise

Qualitätskontrollen:
- Jede E-Mail muss Anweisungen für sicheren Upload und Betreffzeilenkonvention enthalten.
- Sensible Kartennummern ausschließen; verwenden Sie maskierte Kennungen.

Verifizierungscheckliste:
- Prüfen Sie 3 Beispieltransaktionen und bestätigen Sie, dass alle Platzhalter korrekt dargestellt werden.

Endanweisung: Erstellen Sie die Abschnitte so, dass sie direkt in ChatGPT/Claude/Gemini und anschließend in E-Mail- oder Helpdesk-Vorlagen eingefügt werden können.