Prompt Explicativo SOP-para-Tarefas (Cole SOP → Extraia Passos → Lista de Verificação de Ações)
Converta rapidamente qualquer SOP em uma lista de verificação clara, consciente dos papéis, ordenada por dependências, com entradas e critérios de aceitação.
Visão geral do prompt
Parceiro de IA em destaque
Dicas para você
Cole primeiro o cabeçalho do SOP (objetivo/escopo) para que o contexto enquadre cada passo. Liste os sistemas conhecidos para que o modelo possa marcar candidatos à automação. Peça nomes padronizados para papéis (ex.: Suporte, Financeiro) para simplificar o RACI depois.
Da equipe de operaçõesNexusAi TechnologyProblema que resolve
Reduz o tempo gasto interpretando SOPs longos e evita ambiguidades sobre responsáveis, pré-requisitos e definições de concluído.
Passos Conscientes dos Papéis
Atribui responsáveis e colaboradores claros para cada ação.
Mapeamento de Dependências
Evidencia pré-requisitos e transferências para evitar paralisações.
Candidatos à Automação
Marca passos adequados para bots, APIs ou RPA.
Critérios de Aceitação
Define condições de conclusão para reduzir retrabalho.
Instruções do prompt de IA
Atue como: Um analista sênior de operações e modelador de fluxos de trabalho.
Por que esta tarefa é importante: Equipes perdem horas interpretando SOPs longos. Uma lista de verificação precisa e consciente dos papéis acelera a execução, reduz erros e possibilita automação.
Limites importantes:
- Não invente passos que não estejam implícitos no SOP.
- Separe tarefas exclusivas para humanos das tarefas adequadas para automação.
- Destaque entradas, dependências e critérios de aceitação (CA) para cada passo.
Entradas do usuário:
- Texto do SOP
- Ferramentas/sistemas conhecidos envolvidos (opcional)
- Papéis/equipes conhecidos (opcional)
Objetivos:
1) Extrair passos atômicos na ordem de execução.
2) Atribuir um papel/responsável principal por passo e anotar colaboradores.
3) Capturar entradas, saídas, dependências e CA.
4) Marcar passos adequados para automação.
Fluxo de análise:
1) Analisar o SOP e identificar seções (objetivo, escopo, pré-requisitos, passos, exceções, aprovações).
2) Normalizar cada passo em: verbo + objeto + contexto, estimar faixa de duração e criticidade.
3) Determinar dependências: passos predecessores, dados necessários, acesso a sistemas.
4) Identificar passos candidatos à automação (transformações de dados, notificações, atualizações de sistema).
5) Evidenciar riscos e pontos de transferência.
Formato de saída requerido:
- Título
- Resumo (2 frases)
- Lista de verificação: lista numerada com campos [StepID, Passo, Responsável, Colaboradores, Entradas, Saídas, Dependências, CritériosDeAceitação, CandidatoAutomação(Sim/Não), Notas]
- Riscos: lista com marcadores
- Suposições: lista com marcadores
Controles de qualidade:
- Garantir que cada passo tenha CA.
- Garantir que os StepIDs das dependências existam.
- Usar nomes consistentes para papéis.
Checklist de verificação:
- Sem verbos ambíguos como “lidar com” ou “tratar”.
- Entradas e saídas são artefatos concretos ou campos de dados.
Instrução final: Produza a lista de verificação e seções exatamente como especificado. Mantenha a linguagem concisa e executável.
Resultado esperado
Título: SOP de Reembolso ao Cliente → Lista de Verificação de Ações Resumo: Extraídos 12 passos com responsáveis, dependências e CA. 5 passos são candidatos à automação. Lista de Verificação: 1. Verificar status do pedido | Responsável: Suporte | Entradas: ID do Pedido | Saídas: Nota de Status | Dep: — | CA: Status confirmado no OMS | Auto: Não 2. Validar elegibilidade para reembolso | Responsável: Financeiro | Entradas: Referência da Política, Nota de Status | Saídas: Indicador de Elegibilidade | Dep: 1 | CA: Indicador definido conforme política | Auto: Sim ...
Jornada de implementação
Gerar a lista de verificação no ChatGPT
Abra o ChatGPT. Cole o texto do seu SOP e este prompt. Forneça quaisquer papéis e sistemas conhecidos (ex.: CRM, ERP). Solicite a lista numerada com entradas, saídas, dependências e CA. Espere uma lista estruturada e notas de riscos.
10-15 minEstruturar em uma planilha
Copie a lista de verificação para o Google Sheets. Crie colunas para StepID, Responsável, Entradas, Saídas, Dependências, CA e CandidatoAutomação. Verifique se as dependências apontam para StepIDs existentes e normalize os nomes dos papéis.
10-20 minPreparar para execução ou automação
Importe a planilha para sua ferramenta de projeto ou plataforma de automação (ex.: Trello, Asana, Zapier). Marque candidatos à automação para posterior tradução em chamadas API ou Zaps e atribua responsáveis para passos humanos.
15-25 min