Các tác nhân Autopilot của Workday đang thay đổi cách vận hành của các nhóm nhân sự, tài chính và CNTT khi chuyển những công việc thường lệ, lặp đi lặp lại từ khâu kiểm tra thủ công hoặc các câu lệnh AI theo yêu cầu sang những quy trình chạy liên tục ở chế độ nền. Thay vì chờ chuyên viên tuyển dụng hay kế toán yêu cầu, các tác nhân chủ động theo dõi hàng đợi, xác thực dữ liệu và chuẩn bị hoặc thực hiện hành động trong phạm vi chính sách của tổ chức cho phép. Với các đơn vị vận hành doanh nghiệp, điều này giảm gánh nặng nhận thức do phải kiểm tra lặp đi lặp lại, nhưng cũng đặt ra những câu hỏi mới về quyền kiểm soát, khả năng kiểm toán và cách điều chỉnh quy trình để khai thác lợi ích năng suất mà không khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro quá mức.
Mỗi tác nhân nhắm đến một vấn đề vận hành cụ thể: Talent Acquisition tìm ứng viên đủ tiêu chuẩn và soạn nội dung liên hệ để chuyên viên tuyển dụng xem xét; Payroll phát hiện dữ liệu lương còn thiếu và cảnh báo các điều chỉnh hồi tố vượt ngưỡng trước khi chốt bảng lương; Accounting liên tục kiểm tra các kiểm soát tài chính và soạn bút toán chờ con người phê duyệt; Deployment đề xuất và chuẩn bị các tính năng Workday mới để rút ngắn thời gian phát hành. Điểm chung không chỉ nằm ở năng lực mà còn ở cơ chế quản trị: Workday gắn mọi hành động tự động với quyền hạn, luồng phê duyệt và quy tắc chính sách hiện có của tổ chức, nhờ đó các tác nhân chỉ hành động trong phạm vi khách hàng cho phép rõ ràng.
Đưa các tác nhân tự động vào vận hành đòi hỏi khả năng điều phối và giám sát. Công cụ Sana của Workday điều phối nhiều tác nhân, quyết định khi nào cần chuyển vấn đề cho con người và duy trì nhật ký hành động. Với các đơn vị tích hợp và nhóm vận hành, những việc cần làm rất rõ ràng: cấu hình các rào chắn, thiết lập tần suất chạy để cân bằng chi phí và giá trị, đồng thời xác định ngưỡng rà soát đối với những việc không thể thiếu phán đoán của con người. Các đơn vị tiên phong cũng nên điều chỉnh SLA và vai trò trong nhóm để con người tập trung xử lý ngoại lệ và ra quyết định thay vì kiểm tra thường lệ, đồng thời cập nhật quy trình kiểm toán và tuân thủ để tính đến các thay đổi do tác nhân khởi tạo.
Cuối cùng, tác động đối với thị trường là AI doanh nghiệp đang chuyển từ công cụ đưa ra gợi ý sang tự động hóa hướng đến kết quả. Điều này làm thay đổi cách mua sắm, hệ thống chỉ số và mô hình rủi ro. Người mua nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp nhật ký minh bạch, giải thích được lý do tác nhân thực hiện hành động và các luồng phê duyệt có thể cấu hình. Nhà đầu tư và đơn vị vận hành sẽ đánh giá điểm khác biệt của nhà cung cấp dựa trên mức độ tích hợp chặt chẽ của tác nhân với cơ chế quản trị doanh nghiệp, cũng như thời gian và chi phí tiết kiệm được một cách đo lường được nhờ giám sát và khắc phục liên tục so với quy trình định kỳ do con người khởi chạy.