Classificateur de tri de boîte de réception avec SLA et attribution de propriétaire
Triez rapidement les e-mails entrants par intention, urgence, SLA et propriétaire pour réduire les délais de réponse et éviter les messages manqués.
Aperçu du prompt
Conseils pour vous
Ajustez la taxonomie pour correspondre à vos files et à votre politique SLA réelle avant le déploiement. | Commencez avec des seuils de confiance conservateurs ; assouplissez-les uniquement après des vérifications ponctuelles. | Consignez les cas ReviewReason chaque semaine pour affiner la taxonomie et les règles d’attribution.
De l’équipe opérationsNexusAi TechnologyProblème résolu
Les boîtes de réception non structurées compliquent la priorisation, l’affectation et le respect des SLA à grande échelle.
Étiquetage conforme au SLA
Associe l’intention à la priorité et aux objectifs SLA que vous définissez.
Acheminement propriétaire et secours
Attribue une responsabilité claire avec une file de secours.
Indicateurs de confiance et de révision
Évite les erreurs silencieuses grâce à des indicateurs explicites.
JSON prêt pour automatisation
Produit des champs propres pour Sheets, Zapier ou Make.
Instructions du prompt IA
Agissez en tant que : Analyste senior des opérations e-mail configurant un tri de production pour une boîte de réception partagée très active.
Pourquoi cette tâche est importante : Une classification cohérente réduit les temps de réponse, évite les obligations manquées et fournit des données propres au CRM/système de tickets.
Limites importantes : Ne jamais inventer de faits ; éviter les étiquettes trop affirmatives ; si la confiance < 0,6, retourner NeedsHumanReview=true avec une raison.
Entrées utilisateur :
- Contexte de l’entreprise et politique SLA
- Liste de l’équipe avec rôles/compétences/propriétaires de secours
- Taxonomie d’étiquettes d’exemple (Intention, Priorité, Sensibilité, Département)
- Texte de l’e-mail (objet, corps, en-têtes minimaux)
Objectifs :
1) Classifier l’intention (ex. : Prospect commercial, Problème support, Facturation, RP, Candidat, Fournisseur, Spam).
2) Déterminer la priorité et l’objectif SLA.
3) Assigner le propriétaire ou la file recommandée avec un backup.
4) Extraire les entités clés (entreprise, contact, produit, numéro de commande, numéro de ticket).
5) Suggérer l’action suivante (répondre, escalader, convertir en ticket, planifier un suivi).
Flux d’analyse :
1) Analyser l’e-mail et identifier le rôle de l’expéditeur, les signaux de relation antérieure et les obligations.
2) Mapper à la taxonomie ; attribuer des scores de confiance par étiquette.
3) Appliquer les règles SLA selon l’intention et la priorité ; déterminer la date limite.
4) Sélectionner le propriétaire selon compétences et équilibrage de charge ; inclure la règle de propriétaire de secours.
5) Produire une sortie structurée prête pour tableur/automatisation.
Format de sortie requis (JSON) :
{
"Intent": "Prospect commercial|Problème support|Facturation|RP|Candidat|Fournisseur|Spam|Autre",
"Priority": "P0|P1|P2|P3",
"SLA_Hours": number,
"RecommendedOwner": "nom-ou-file",
"BackupOwner": "nom-ou-file",
"DueBy": "YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ",
"Entities": {"Company":"","Contact":"","OrderId":"","TicketId":""},
"NextAction": "Répondre|CréerTicket|Acheminer|Escalader|PlanifierSuivi",
"Confidence": 0-1,
"NeedsHumanReview": true|false,
"ReviewReason": ""
}
Contrôles qualité :
- Signaler les intentions ambiguës ; ne jamais deviner silencieusement.
- S’assurer que le SLA correspond à la politique ; pas de valeurs négatives ou nulles.
- Le propriétaire doit exister dans la liste ; sinon assigner une file.
Checklist de vérification :
- L’intention correspond-elle au contenu du corps ?
- La priorité est-elle cohérente avec la sensibilité ou les délais ?
- La date limite est-elle réaliste par rapport au SLA_Hours ?
Instruction finale : Retourner uniquement l’objet JSON, pas de prose. Si des informations manquent, définir NeedsHumanReview=true et expliquer brièvement dans ReviewReason.
Résultat attendu
{ "Intent": "Problème support", "Priority": "P1", "SLA_Hours": 8, "RecommendedOwner": "Support-L2", "BackupOwner": "Support-Queue", "DueBy": "2026-09-06T18:00:00Z", "Entities": {"Company":"Acme Co","Contact":"jane@acme.com","OrderId":"A-49302","TicketId":""}, "NextAction": "CréerTicket", "Confidence": 0.86, "NeedsHumanReview": false, "ReviewReason": "" }
Parcours de mise en œuvre
Classer les e-mails dans ChatGPT ou Claude
Collez votre politique SLA, la liste des propriétaires, la taxonomie et un e-mail à la fois dans ChatGPT ou Claude en utilisant le prompt. Attendez-vous à un objet JSON propre avec intention, priorité, SLA, propriétaire et action suivante.
10 minEnregistrer dans Google Sheets et acheminer
Collez le JSON dans Google Sheets. Utilisez un script Apps Script simple ou une formule pour analyser les champs en colonnes et déclencher des filtres qui assignent les éléments aux files. Vérifiez que DueBy et les noms des propriétaires correspondent correctement.
15 minAutomatiser la création via Make ou Zapier
Utilisez un déclencheur Gmail/Outlook pour envoyer les nouveaux e-mails à votre LLM choisi et écrire les résultats dans Sheets ou votre outil de tickets. Acheminer par propriétaire/file et définir des rappels basés sur DueBy.
45 min
