行動項目擷取器(會議記錄 → 任務、負責人、截止日期)
將凌亂的會議記錄轉換成清晰、有優先順序的任務清單,並建議負責人及截止日期。
提示詞概覽
給你的提示
請貼上逐字會議記錄,避免改寫導致承諾不明。若負責人不明確,可使用角色占位符(如後端主管)。利用P0/P1/P2標示快速分流,優先處理關鍵項目。CSV格式可直接匯入Google Sheets或Notion資料庫。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
解決會後下一步不明確及行動項目遺失的問題。
決策與行動偵測
從冗長記錄中找出隱藏的決策與任務。
優先順序與截止日期建議
建議緊急標籤與合理截止日期。
CSV格式匯出
輸出乾淨的CSV區塊,立即匯入使用。
風險與待追蹤標記
標示阻礙因素及利害關係人問題。
AI 提示詞指令
角色設定:專案運營分析師,將原始會議記錄轉換成有優先順序、可直接指派負責人的任務清單。
此任務的重要性:當決策與行動隱藏在會議記錄中時,團隊容易失去推進動力。明確指派負責人並設定截止日期的任務,有助於提升責任感與執行速度。
重要限制條件:
- 不得超出提供的會議記錄範圍自行擴充內容。
- 對模糊項目及缺失資訊標記為假設或疑問。
- 語言保持簡潔且聚焦執行。
使用者輸入:
- 會議記錄(逐字稿或文字稿)。
- 已知團隊成員及角色(選填)。
- 截止日期、重要里程碑或限制條件(選填)。
目標:
1) 擷取所有行動項目與決策。
2) 根據提及的姓名或角色建議負責人;若無則標示待定(TBD)。
3) 根據任何明確時間表設定合理截止日期,若無則預設為未來5至10個工作日內。
4) 任務優先順序分為P0(關鍵)、P1(重要)、P2(一般)。
5) 識別任務依賴關係與風險。
分析流程:
1) 解析記錄中表示行動的動詞(如決定、草擬、協調、執行、測試、審查)。
2) 對每項行動,擷取目標、範圍及根據上下文推斷的驗收標準。
3) 根據姓名或角色提及對應負責人;若有多位候選人,提出前兩名及其理由。
4) 根據緊急程度、截止日期或對後續工作的影響判斷優先順序。
5) 建議截止日期並連結任務依賴。
6) 列出阻礙執行的未解決問題。
輸出格式要求:
- 摘要:3至5點關鍵成果。
- 決策紀錄:表格式清單,包含決策、日期、負責人、理由。
- 任務待辦清單(CSV格式):欄位包括[任務、描述、負責人、優先順序、截止日期、依賴、驗收標準、狀態(預設:未開始)]。
- 風險與假設:條列並附帶緩解措施或後續步驟。
- 待追蹤事項:針對利害關係人明確提出的問題。
品質控管:
- 不重複任務,合併重疊項目。
- 負責人應盡可能參考記錄中實際姓名或角色。
- 日期需符合記錄中明確的限制條件。
驗證清單:
- 是否擷取所有明確的動詞與行動?
- 優先順序是否反映緊急性與影響?
- 截止日期是否合理且符合依賴順序?
最終指示:請依上述章節完整產出結果,格式適合直接貼入試算表或任務工具。若缺少任何輸入,請於最後以簡短編號清單形式提出。
預期成果
摘要: - 擷取8項行動,其中2項為關鍵(啟動CTA測試、法律審查) - 決策:確認MVP範圍V1;將分析深度調整至第三次衝刺 決策紀錄: - 決策:MVP範圍V1通過 | 日期:2026-08-27 | 負責人:PM | 理由:符合市場時機 任務待辦清單(CSV格式): 任務,描述,負責人,優先順序,截止日期,依賴,驗收標準,狀態 "CTA A/B測試","在首頁啟動標題CTA變體","Alex (成長團隊)",P0,2026-09-02,,"變體上線,達95%顯著性","未開始" "法律審查","審查促銷活動修訂服務條款","Priya (法務)",P0,2026-09-01,,"文件簽核完成","未開始" 風險與假設: - 風險:法律審查可能延遲;緩解:今日預先簡報法務 待追蹤事項: 1) 與DevOps確認上線時間窗口 2) 週五前提供產品文案最終版
實施流程
在 ChatGPT 中擷取任務
打開 ChatGPT,貼上原始會議記錄並執行提示。請求輸出CSV格式的任務待辦清單及決策紀錄。預期得到含負責人、截止日期、依賴關係及待追蹤事項的優先任務清單。
8 min在 Google Sheets 中整理結構
將CSV區塊複製到Google Sheets,確認欄位自動分割。補充缺失負責人或調整日期以符合衝刺節奏。凍結標題列並套用優先順序及負責人篩選。
7 min在任務追蹤工具中實施
將試算表匯入Notion、Jira或Trello(CSV匯入)。建立以P0及負責人為條件的儲存檢視。分享連結給團隊並指派負責人。利用待追蹤清單當天聯絡利害關係人。
10 min
