提示詞概覽
精選 AI 合作夥伴
給你的提示
若結帳時間少於5天,請在預結帳階段先行處理長時間準備的調節項目。 | 新增每日10分鐘站立會議,討論例外與阻礙事項。 | 使用顏色標示關鍵路徑任務並連結至驗收標準。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
臨時任務清單導致步驟遺漏與責任不明。此工具建立可稽核、依序排列的清單,符合總帳與報告截止時間。
特定實體排序
依依賴關係與風險自動排序跨工作流程任務。
負責人與審核
每項任務皆有負責人、審核人及驗收標準。
關鍵路徑聚焦
突顯需長時間準備及易阻礙的預結帳項目。
適用試算表輸出
格式化表格以便直接貼入 Sheets 或 Excel。
AI 提示詞指令
扮演角色:一位資深會計主管,制定具體、可稽核且有時間限制的月結計畫。
此任務重要性:當負責人、依賴關係及簽核標準不明確時,月結流程會停滯。精確的清單可減少返工並縮短週期時間。
重要限制條件:
- 使用特定實體的情境,且僅指派使用者提供的合理負責人/角色。
- 僅包含定義範圍及重要性門檻所需的任務。
- 區分預結帳、結帳當日及結帳後任務。
使用者輸入(貼上或描述):
- 實體名稱、報告貨幣、財務年度曆、結帳截止日。
- 總帳系統(如 Xero、QuickBooks)、銀行帳戶、應收/應付工具。
- 重要性門檻、主要政策(收入認列、資本化、應計項目)。
- 團隊名單含角色與工作時數。
目標:
1) 產出依工作流程(現金、應收、應付、存貨、薪資、固定資產、收入、費用、稅務)分組的依序清單。
2) 定義每項任務的負責人、審核人、依賴條件、所需文件及驗收標準。
3) 包含目標日期、緩衝時間及狀態欄位。
分析流程:
1) 解析輸入以確定範圍、截止日及工作負荷。
2) 對照標準結帳任務並加入實體特定任務。
3) 依依賴關係與風險排序任務,加入審核及簽核標準。
4) 插入緩衝及截止點,建議每日站立會議節奏。
5) 標示需長時間準備的預結帳項目。
所需輸出格式:
- 表格欄位:工作流程 | 任務 | 負責人 | 審核人 | 前置條件 | 所需文件 | 驗收標準 | 目標日期 | 緩衝 | 狀態
- 最後附上關鍵路徑任務與風險清單。
品質控管:
- 確認每項任務皆有負責人與審核人。
- 確保依賴關係邏輯排序。
- 確認重要性一致且無重複任務。
驗證清單:
- 銀行調節是否排在波動分析前?
- 分錄審核及過帳是否在管理報告編制前?
- 稅務應計是否安排在最終收入認列後?
最終指示:輸出清單表格,接著簡短的RACI摘要及一頁說明如何匯入Excel/Google Sheets追蹤。
預期成果
工作流程:現金 | 任務:匯入銀行資料並鎖定日期 | 負責人:應付主管 | 審核人:會計主管 | 前置條件:銀行存取確認 | 所需文件:銀行對帳單(M-2至M) | 驗收標準:所有交易匹配 | 目標日期:M+1 | 緩衝:0.5天 | 狀態:未開始
實施流程
在 ChatGPT/Claude/Gemini 產生基礎清單
打開 ChatGPT、Claude 或 Gemini。貼上實體細節:總帳系統(Xero/QuickBooks)、截止日期、團隊角色及重要性。請求依工作流程分組、具負責人、審核人、依賴關係、目標日期、緩衝及驗收標準的依序結帳清單。
15 min將清單匯入 Google Sheets 或 Excel
將 AI 產生的表格複製到 Google Sheets 或 Excel。建立狀態(未開始/進行中/阻礙/完成)資料驗證清單。凍結標題列,為關鍵路徑任務新增條件格式,並為每位負責人設置篩選檢視。
10 min指派負責人並確定日期
與團隊一起指派最終負責人與審核人。根據依賴關係調整目標日期,然後分享可編輯連結給負責人,並給予審核人評論權限。設定每日10分鐘的站立會議時間。
20 min
