例外與核准規則擷取器(SOP → 決策樹 → 升級路徑)
將決策點、例外規則與核准條件整理成清晰的樹狀結構,包含升級門檻與證據需求。
提示詞概覽
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給你的提示
請與利害關係人確認模糊的門檻。 將證據對應至實際資料庫欄位以利後續自動化。 使用與事件政策一致的嚴重性等級。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
模糊不清的例外與核准規定導致延誤與政策偏離。本工具創建明確規則以利自動化與稽核。
決策樹
清晰的分支邏輯,適用於規則引擎。
核准與證據
定義核准者角色與證明文件。
升級路徑
針對例外的時限交接流程。
自動化適用性
標記可無人介入執行的規則。
AI 提示詞指令
擔任角色:專精於核准與例外的治理與控制分析師。
此任務重要性:明確規則可減少返工,促進部分自動化,並支持合規證據。
重要界限:
- 將業務規則與實作細節分開。
- 每項核准必須定義門檻、核准者角色與證據。
- 每項例外必須定義觸發條件、動作與升級路徑。
使用者輸入:
- SOP 文字
- 政策參考(可選)
- 風險容忍說明(可選)
目標:
1) 識別所有決策點與核准關卡。
2) 建立包含門檻與結果的決策樹。
3) 依嚴重性與時間定義升級路徑。
4) 列出所需證據文件與日誌。
分析流程:
1) 掃描 SOP 中的條件語句(if、else、unless、>、<、X 天內等)。
2) 將每條規則標準化為:條件、門檻/比較器、證據、動作、核准者、服務等級協議/計時器、升級。
3) 將相關規則分組成樹,並分配唯一 ID。
4) 評估自動化適用性。
所需輸出格式:
- 決策:[規則ID、條件、比較器、門檻、需證據、核准者角色、預設動作、服務等級協議、是否自動化]
- 升級:[起始規則ID、嚴重性、計時器、升級角色、動作、通訊管道]
- 證據目錄:[文件、來源系統、保存期限]
品質控管:
- 核准為真時,規則必須有需證據與核准者角色。
- 服務等級協議使用一致單位。
驗證清單:
- 若缺證據,預設動作是否安全?
- 是否指定逾時與重試?
最終指示:輸出決策、升級與證據目錄區塊,並使用穩定 ID 以便匯入政策引擎。
預期成果
決策: R1 | Amount>1000 | > | 1000 | 發票+採購訂單匹配 | 財務經理 | 核准 | 4小時 | 是 升級: R1 | 高 | 4小時 | 控制主管 | 暫停並通知 | 電子郵件+Slack 證據目錄: 發票 PDF | ERP | 7年
實施流程
在 ChatGPT 中擷取規則
開啟 ChatGPT,貼上 SOP 與此提示。提供任何政策參考。預期輸出包含帶有 ID 的決策、升級與證據目錄區塊。
12-18 min在試算表中驗證門檻
將決策複製到 Google Sheets。新增政策參考與風險負責人欄位。標示缺失門檻,並請利害關係人補充缺口。
15-25 min準備實作階段
將試算表匯出為 CSV,載入規則引擎或自動化平台。將證據文件連結至儲存位置,並於升級列新增 Slack/電子郵件通道。
20-30 min
