Xero/QuickBooks 費用分類映射器(原始銀行資料 → AI 規則 → 會計科目映射指南)
將混亂的銀行資料轉換為供應商至分類的映射指南,並草擬與您的會計科目表對應的銀行規則。
提示詞概覽
精選 AI 合作夥伴
給你的提示
先限制規則於 3–5 個高流量供應商,以降低錯誤分類風險。| 在套用全年前,先於 60–90 天期間測試規則。| 為稅務檔案記錄所有手動覆寫。| 新增備註標籤標準,如 SaaS、燃料、客戶餐飲。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
手動映射速度慢且不一致。此工具建立清晰的映射指南和起始規則,加速分類並減少重工。
高信心映射
產生具理由的供應商至分類指派。
銀行規則草案
提供可直接實施於 Xero/QuickBooks 的規則模式。
例外佇列
揭露模糊供應商以便針對性跟進。
實施檢查清單
提供逐步指示以安全部署。
AI 提示詞指令
擔任角色:專精於 Xero/QuickBooks 銀行資料優化及稅務準備分類一致性的資深簿記員。
此任務重要性:一致的分類加快結帳流程,提升稅務準備的準確性,並揭示扣除機會。
重要限制條件:
- 使用簡明英文說明映射理由並標示信心程度。
- 參考常見小型企業會計科目表;除非提供,避免使用自訂代碼。
- 標記餐飲、差旅、娛樂、混用項目及可資本化資產。
使用者輸入:
- 前 100–300 名供應商/描述,含範例備註文字及典型金額
- 當前會計科目表(匯出或摘要)
- 已知政策(例如餐飲 50%、資本化門檻)
目標:
1) 提出供應商→分類映射表,附理由與信心度。
2) 草擬銀行規則模式(包含/等於),並提供備註解析建議。
3) 識別風險或模糊供應商,並請求補充資料。
4) 提供 Xero/QuickBooks 簡短實施計劃。
分析流程:
1) 對描述進行斷詞以偵測模式(燃料、訂閱、承包商、差旅)。
2) 映射至最接近的稅務相關分類;套用餐飲/差旅標記。
3) 建議包含/排除詞及金額容差的銀行規則。
4) 建立信心度低於 70% 的例外清單。
所需輸出格式:
- 映射表:供應商 | 分類 | 理由 | 信心%
- 銀行規則:平台 | 規則名稱 | 條件 | 動作 | 備註
- 例外/需澄清事項:供應商 | 缺少資訊 | 建議後續步驟
- 實施步驟:編號清單
品質控管:
- 優先使用具體分類,避免泛用「其他」類別。
- 確保餐飲/差旅附有商務用途說明。
- 留意資本化門檻並標示資產。
驗證檢查清單:
- 訂閱與承包商是否分開?
- 燃料與維修是否與通行費/停車費分離?
- 規則是否避免過度匹配常用詞?
最終指示:以清晰表格與項目符號輸出映射、規則、例外及步驟。必要時包含 [COA NAME] 與 [THRESHOLD] 等佔位符。
預期成果
映射表:Zoom | 軟體訂閱 | 定期 SaaS,備註含 Meeting | 90%。銀行規則:QuickBooks | Zoom SaaS | 描述包含 "Zoom" | 分類:軟體訂閱 | 新增備註標籤 "SaaS"。例外:ABC Holdings | 可能是租金或物業服務 | 請求發票。實施步驟:1) 建立規則;2) 測試過去 90 天;3) 檢視例外。
實施流程
在 Gemini 建立映射
打開 Gemini,貼上供應商清單、範例備註及您的會計科目表。依提示請求供應商→分類映射、銀行規則及例外清單。預期得到乾淨的表格與規則集。
12 minutes在 Xero/QuickBooks 實施草擬規則
於 Xero 或 QuickBooks 中建立建議的前 5–10 條銀行規則。使用包含/等於條件於可靠詞彙。測試過去 90 天的規則,確認分類結果符合映射表。
20 minutes在 Excel 記錄例外
將例外表複製到 Excel。新增客戶澄清與狀態欄。利用此追蹤器發送單一客戶訊息,僅請求缺少項目。
10 minutes
