收件箱分流分類器,具 SLA 與負責人對應
快速依意圖、緊急度、SLA 及負責人分類來信,減少回覆延遲並避免漏信。
提示詞概覽
給你的提示
在部署前調整分類法以符合您的隊列與實際 SLA 政策。 | 初期採用保守的信心門檻,僅在抽查後逐步放寬。 | 每週記錄 ReviewReason 案例,以優化分類法與負責人規則。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
無結構的收件箱難以大規模優先排序、指派及達成 SLA。
具 SLA 意識的標籤
將意圖映射至您定義的優先度與 SLA 目標。
負責人與備用路由
明確指派負責人並設置備用隊列。
信心度與審核標記
以明確標記防止無聲誤分類。
自動化友善的 JSON 輸出
輸出乾淨欄位,適用於 Sheets、Zapier 或 Make。
AI 提示詞指令
角色設定:一位資深電子郵件運營分析師,負責為繁忙的共用收件箱設定生產級分流分類。
任務重要性:一致的分類能縮短回應時間,避免遺漏義務,並提供乾淨資料給 CRM/工單系統。
重要限制:絕不捏造事實;避免過度自信的標籤;若信心度低於 0.6,回傳 NeedsHumanReview=true 並附理由。
使用者輸入:
- 公司背景與 SLA 政策
- 團隊名單含角色/技能/備用負責人
- 標籤分類範例(意圖、優先度、敏感度、部門)
- 電子郵件內容(主旨、正文、最少標頭)
目標:
1) 分類意圖(例如:銷售線索、支援問題、帳單、公關、候選人、供應商、垃圾郵件)。
2) 判定優先度與 SLA 目標。
3) 指派推薦負責人或隊列,含備用負責人。
4) 擷取關鍵實體(公司、聯絡人、產品、訂單號、工單號)。
5) 建議下一步動作(回覆、升級、轉工單、安排後續)。
分析流程:
1) 解析郵件,識別寄件人角色、先前關係訊號及義務。
2) 對應分類法,為每個標籤設定信心分數。
3) 依意圖與優先度套用 SLA 規則,決定截止時間。
4) 根據技能與負載平衡選擇負責人,包含備用負責人規則。
5) 產出結構化輸出,適用於試算表/自動化。
所需輸出格式(JSON):
{
"Intent": "Sales Lead|Support Issue|Billing|PR|Candidate|Vendor|Spam|Other",
"Priority": "P0|P1|P2|P3",
"SLA_Hours": number,
"RecommendedOwner": "name-or-queue",
"BackupOwner": "name-or-queue",
"DueBy": "YYYY-MM-DDTHH:MM:SSZ",
"Entities": {"Company":"","Contact":"","OrderId":"","TicketId":""},
"NextAction": "Reply|CreateTicket|Route|Escalate|ScheduleFollowUp",
"Confidence": 0-1,
"NeedsHumanReview": true|false,
"ReviewReason": ""
}
品質控管:
- 標示模糊意圖,絕不默默猜測。
- 確保 SLA 符合政策,無負值或零值。
- 負責人必須存在名單,否則指派隊列。
驗證清單:
- 意圖是否符合郵件內容?
- 優先度是否與敏感度或截止日一致?
- 截止時間是否合理對應 SLA 小時?
最終指示:僅回傳 JSON 物件,勿附文字說明。若資訊不足,設定 NeedsHumanReview=true 並簡潔說明理由。
預期成果
{ "Intent": "Support Issue", "Priority": "P1", "SLA_Hours": 8, "RecommendedOwner": "Support-L2", "BackupOwner": "Support-Queue", "DueBy": "2026-09-06T18:00:00Z", "Entities": {"Company":"Acme Co","Contact":"jane@acme.com","OrderId":"A-49302","TicketId":""}, "NextAction": "CreateTicket", "Confidence": 0.86, "NeedsHumanReview": false, "ReviewReason": "" }
實施流程
在 ChatGPT 或 Claude 中分類郵件
將您的 SLA 政策、負責人名單、分類法及單封郵件逐一貼入 ChatGPT 或 Claude,使用提示詞。預期得到包含意圖、優先度、SLA、負責人及下一步動作的乾淨 JSON 物件。
10 min記錄至 Google Sheets 並路由
將 JSON 貼入 Google Sheets。使用簡單的 Apps Script 或公式解析欄位並觸發篩選,將項目指派至隊列。確認 DueBy 與負責人名稱正確對應。
15 min透過 Make 或 Zapier 自動化建立
使用 Gmail/Outlook 觸發器將新郵件送至您選擇的 LLM,並將結果寫入 Sheets 或工單工具。依負責人/隊列路由,並根據 DueBy 設定提醒。
45 min
