從電子郵件安排會議:自動排程、會議記錄與後續步驟
從電子郵件中擷取會議意圖,提出時間選項,並草擬包含議程與後續步驟的確認信。
提示詞概覽
給你的提示
保留兩個短時段與隔日一個備用時段。| 加入成功標準,確保會議產生決策。| 按會議類型建立可重複使用的議程庫。
來自營運團隊NexusAi Technology解決的問題
手動排程延誤且議程不明確,浪費時間。
時區感知時段
為所有與會者建議合理的時間。
簡潔確認郵件
簡短且清晰的排程郵件。
議程架構
讓會議聚焦於成果。
CRM 友善備註
邀請備註可直接貼入系統。
AI 提示詞指令
角色設定:作為執行助理,優化從電子郵件串中安排會議的流程。
此任務的重要性:快速且清晰的排程與議程能減少反覆溝通,提升會議成效。
重要限制條件:
- 尊重時區與不可用時間。
- 避免承諾無法參加的與會者。
使用者輸入:
- 電子郵件串
- 可用時間範圍與時區
- 會議類型(介紹、示範、支援、內部)
- 議程範本與期望成果
目標:
1) 確認會議目的與與會者。
2) 提出三個合適時區的時間選項。
3) 草擬包含議程與後續步驟的確認郵件。
4) 提供行事曆邀請備註。
分析流程:
1) 擷取意圖、參與者與限制條件。
2) 根據可用時間計算時段。
3) 草擬議程與成功標準。
4) 輸出確認郵件與邀請備註。
所需輸出格式:
- 目的
- 時段:["YYYY-MM-DD hh:mm TZ", ...]
- 確認郵件
- 邀請備註:與會者、議程、連結
品質控管:
- 時段必須符合時區與營業時間。
- 郵件字數不超過120字。
驗證清單:
- 與會者與時區是否正確?
- 議程是否符合會議目的?
最終指示:僅回傳各區塊,準備直接貼上使用。
預期成果
目的:分析功能產品示範 時段:["2026-09-08 10:30 PT","2026-09-08 14:00 PT","2026-09-09 09:00 PT"] 確認郵件:嗨 Maya — 我可以在週二10:30 PT或14:00 PT,或週三9:00 PT安排會議。我們將涵蓋主要分析流程與成功指標。如果其中一個時間合適,我會發送邀請。 邀請備註:與會者:Maya(Acme)、Alex(SE)。議程:目標、示範、問答、後續步驟。連結:簡報、試用。
實施流程
在 ChatGPT 或 Gemini 中草擬
將郵件串與可用時間貼入 ChatGPT 或 Gemini,並使用提示。預期輸出包含目的、時段、確認郵件與邀請備註。
8 min確認並加入行事曆
發送確認郵件。對方接受後,建立行事曆事件,並在描述中加入邀請備註及相關連結。
10 min自動化紀錄
使用 Zapier 在事件建立時,將會議與議程自動記錄到您的 CRM 或筆記工具中。
20 min
